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【スプレッドシート初心者向け】プルダウンリスト作成方法

はじめに

今回はスプレッドシートでプルダウンリストを作成する基本の操作方法を説明します。

プルダウンリストとは、セル内に▼のマークを表示させて、それをクリックするとテキストを選択出来るようになる機能です。実はこのプルダウン、OLの皆様にとって、とっても便利な機能だったりします。ということで、このプルダウンリストを作成するメリットから、設定方法までをご紹介します。もっと楽に楽しく働けるように、業務を効率化していきましょう。

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プルダウンリストとは

プルダウンとは、セルに「▼」を表示させて、それをクリックすると特定のテキストを選んで入力出来るようにする機能です。プルダウンリストとは、その際に選択肢として表示されるリストのことです。

 

プルダウンリストを設定するメリット

プルダウンリストを設定すると、入力する人が特定の選択肢からテキストを選ぶ形式となるため、誤って入力することが無くなります。GoogleスプレッドシートExcel(エクセル)と異なり複数名に同時にシートを共有したり、編集したりして使えます。その編集する人数が増えれば増えるほど、誤入力も増えてきます。プルダウンリストを活用することで誤入力を防ぐことができ、半角や全角がバラバラに入力されることも防ぐことができます。OLの皆様はぜひ活用してください!

ちなみにプルダウンで選択しなくても文字は入力できますが、エラーが表示されます。

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入力自体をできなくする方法についても、今後説明する予定です。

プルダウンリストの設定方法

画像のE列の部署をプルダウンで選択できるようにする方法を説明していきます。

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直接指定

リストを直接指定する方法をご説明します。

まずはプルダウンを表示させたい範囲をドラックし、右クリックで表示されるメニューのデータの入力規則を選択してください。

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するとメニューが表示されるので、リストを直接指定を選択します。

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そして右の窓に、プルダウンで表示させたい選択肢を「,(コンマ)」で区切って入力していきます。

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こんな感じで、ひたすら追加してください。

保存をクリックして、元の表に戻ってみると▼が表示されています。

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これをクリックすると、先ほど,(コンマ)で区切って入力したテキストがプルダウンで表示されます。

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これでプルダウンの設定が完了しました。

入力規則を修正・追加する場合は上記と同じ手順で、入力したテキストの中身を変更すればOKです。

 

範囲で指定

プルダウンリストを指定のセル範囲の文字列で設定することも可能です。同じシート内でも出来ますが、それより別シートを参照することが多いのでそちらで説明していきます。

使用している名簿の隣に、「リスト」というシート(お好きな名前でどうぞ)を作成し、部署をリストアップしてみました。

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元のシートに戻って、先ほど同じようにプルダウンを作成したい範囲を選択して右クリック、データの入力規則を選択します。

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そこでリストを範囲で指定がデフォルトで設定されていますので、右側の格子模様のアイコンをクリックしてください。

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さらに小窓が出てきますので、その小窓は出したまま触らずに「リスト」のシートをクリックし、リストにしたい範囲をドラックしてください。

 

小窓に範囲が入力されます。

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保存をクリックすると、元シートに▼が表示されています。

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これで設定完了です。

プルダウンリストを削除する

プルダウンをやめて直接入力し、エラーも表示されないようにしたい!という場合は、プルダウンリストを設定する画面の入力規則を削除をクリックしてください。

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まとめ

このプルダウンリストは、活用することで誤入力を防げるのでシートを管理している側はもちろん便利ですが、入力する側(管理される側)もいちいち入力しなくてよくなりとっても便利です。誤入力が減らせれば指摘する側もされる側も楽になりますよね。

プルダウンを上手に活用して、もっと業務を効率化していきましょう。