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【スプレッドシートを他の人と共有する】Googleスプレッドシートの共有方法と権限の設定

はじめに

今回はGoogleスプレッドシートの共有について、共有の方法と、それに伴うアクセス権限の設定方法をご紹介します。社内で共有したい、あるいは社外の方にも共有したいなど、他の人と共有できるのがスプレッドシートの良さですよね。共有権限を上手く活用して、安全に効果的にスプレッドシートを活用しましょう。

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アクセス権限とは

スプレッドシートのアクセス権限とは、そのシートにアクセスして閲覧できるGoogleアカウント、または編集出来るGoogleアカウントを制限するものです。権限を設定することで、情報の公開範囲を限定することができます。スプレッドシートは、最初にシートを作成した人がオーナーになり、オーナーが他のアカウントに対して権限を付与することで、他のアカウントからも編集などができるようになります。とっても便利な機能ですが、スプレッドシートはオンライン上のものなのでリスクもあります。正しい設定方法を覚えて、より便利にスプレッドシートを使いこなしましょう。

権限の種類

付与できる権限には4つの種類があります。

  • 閲覧者
  • 閲覧者(コメント可)
  • 編集者
  • オーナー権限
閲覧者

閲覧者権限は基本的は閲覧のみです。そのファイル自体は編集できませんが、コピーやダウンロードは可能です。

閲覧者(コメント可)

閲覧者がコメントを入力できるようになります。感想や意見をコメントしたりできます。

編集者

編集者権限では、編集はもちろん他のユーザーに共有したり、その権限を変更することもできます。オーナー権限を変更することと、シートを削除することは出来ません。

オーナー権限

オーナーは名前の通り、そのシートの所有者です。全ての権限を所有していて、全ての機能が利用できます。オーナーが別のアカウントにオーナー権限を設定することで、そのアカウントもオーナー権限となり、全ての機能が使えるようになります。

 

デフォルトの設定は閲覧者になっています。任意の権限を設定してください。

 

共有権限の設定方法

シートを共有する

共有したいシートの右上の共有ボタンをクリックしてください。

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このような画面が出てくるので、共有したい相手のアカウントを入力してください。

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入力したら、プルダウンで権限を選択します。

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送信ボタンを押せば設定は完了です。

相手にメールでシートのURLが通知されるので、そこから相手もアクセスできるようになります。ただし、別のツールでURLをすでに共有済みの場合でメールを飛ばす必要が無い場合もありますよね。その場合はチェックを外せば、メール通知は飛びません。

シートをURLで共有する

先ほど少し触れたように、アクセス権限を追加した上でメール通知をせずにシートを共有する方法をご紹介します。

 

先ほどと同じように右上の共有ボタンをクリックしてください。

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ポップアップが出てきたら、右下のリンクをコピーをクリックしてください。

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これでURLがコピーされますので、そのままリンクとして使用できます。

ただし、このままではリンクを教えても共有権限の設定がされていなければ、アクセス権限が必要ですと表示されてしまいます。

「アクセス権限が必要です」と表示されたら

共有された側の人にアクセス権限が必要ですと表示される理由は、ここまで説明している共有設定がされていないからです。オーナーがそのアカウントに共有設定をすれば解消されます。

とはいえたくさんの人に一度に共有したい時、いちいち共有するアカウントを追加していくのは大変ですよね。

一度にたくさんの人に共有するには

リンクを知っていれば誰でもアクセスできるように変更する方法をご紹介します。

左下のリンクを知っている全員に変更をクリックしてください。

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プルダウンで選択できるので、一定期間の共有にしたい場合などにはもう一度権限のある人だけに限定することも可能です。

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まとめ

今回はスプレッドシートでアクセス権限を設定する方法と、シートの共有方法をご紹介しました。同時編集など他の人とシートを共有出来ることがスプレッドシートの大きなメリットですので、ぜひ活用しましょう。

また、スプレッドシートでは限定したセルに権限を設定することも可能です。シートを多くの人に共有する場合、ここだけは編集しないで欲しい!という場所は権限を設定して保護することで、編集者をセル範囲で限定することができます。その方法についても今後紹介する予定です。

 

スプレッドシートのアクセス権限を使って、どんどん業務を効率化しちゃいましょう。OLのみなさま、あるいはこれからスプレッドシートを使いこなせるようになりたい方に、少しでもお役立ていただければ嬉しいです。