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Googleスプレッドシートってなに?OLが考えるスプレッドシートの良さとExcelとの違い

はじめに

今回は

Googleスプレッドシートってなに?」

「どこでどうやって使うの?」

という疑問を持っている方に、Googleスプレッドシートがどんなものなのかをざっくり理解していただけるよう、要点だけを簡単にまとめました。

 

これから業務でスプレッドシートを使うように言われているけど、Excelとどう違うの?とちょっぴり不安になっている方にも、少しでもお役立ていただけるような内容になれば幸いです。

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Googleスプレッドシートとは

Googleスプレッドシートとは、Google社が提供する表計算ソフトです。表計算ソフトというと難しく聞こえますが、ようするにみんなで同時に編集できるExcel(エクセル)です。

Excelは、Microsoft社が提供する表計算ツールです。大量のデータの中から欲しい情報を取り出したり、データを集計したり、あるいはグラフにして見る人にわかりやすくしたりと、ビジネスの世界で欠かせない存在ですよね。

何年も前に就職活動をしていた頃も、PCスキルを問われたら「簡単な関数は扱えます」「マクロはわかりません」と言えば、「ああそのくらいなのね」とわかってもらえる一つの指標でした。

最近ではMOSITパスポートなど、様々な情報処理能力やITリテラシーを表す資格はたくさんあります。しかし、なんやかんや「Excelはどのくらい使えるの?」というのが、会社で実務的なPCスキルを判断する指標となっています。Googleスプレッドシートは見た目も機能もExcelとよく似ているため、スプレッドシートの操作がある程度出来ればExcelも大体扱えるようになります。

スプレッドシートを使えるようになっていて損は無いということですね!

 

Excelとの違い_メリット

OLが考える、ここが良い!というポイントを簡単にご紹介します。

Excelよりもシンプルな見た目

まず、Excelよりも見た目がシンプルです。

Googleスプレッドシートは上部のメニューがほとんどアイコンのように表示されているので、Excelより表示がさっぱりしていて、慣れてくれば行いたい操作まで最短でたどり着けるようになります。

 

自動的に上書き保存される

Excelでは、何かを編集したり記入するたびに保存をします。そして、もう一度編集を開始したいときは、最後に保存した状態からスタートできます。

もし編集する前の状態に戻したい時には、上書き保存をせずにExcelファイルを閉じれば、最後に保存をした状態に戻ります。

Googleスプレッドシートでは常にオンライン上でシートを編集することになり、常に最新の状態で自動保存されていきます。いちいち保存の操作をしなくてもいいので、「しまった!保存し忘れた!」が起こる心配がありません。

 

複数人で同時に編集できる

GoogleスプレッドシートGoogleアカウントにログインして操作するものであり、常にオンラインで開いている状態のため、オンライン上で同時に何人もアクセスすることができ、最初にスプレッドシートを作成したオーナーが別の人に編集権限を付与すれば、付与された人は編集できるようになります。

具体的には、Googleスプレッドシートはオンライン編集状態のためURLが発行されています。そのURLを他の人に共有し権限を付与することで、共有された人みんなで編集することが可能になります。

この権限は、編集者、閲覧者(閲覧のみ)、閲覧者(コメント可)を指定することができるため、編集されると困るところが編集されちゃった!ということが起こりにくく、見て欲しい人だけに見てもらうことが可能です。

詳しい設定方法についてはこちらでご紹介しています。

kurashisan.hatenablog.jp

別のスプレッドシートを参照してデータを引っ張ってこれる
他のスプレッドシートからデータを引っ張ってくることが可能なのも、Googleスプレッドシートの魅力です。
他のスプレッドシートというのは、Excelでいう別のブックです。例えば参照場所のセルに「=」を入力して、参照したい別のGoogleスプレッドシートのセルをクリックすると、データの参照が可能となります。 
言ってしまえば、他の人が抽出したデータが入っているシートのURLと閲覧権限があれば、そのデータを自分で扱えるようになるわけです。
データを引っ張ってくるための関数については、こちらで紹介しています。
 

Excelとの違い_デメリット

続いて、OLが業務でGogleスプレッドシートを利用している中で感じるデメリットをご紹介します。
1つ前に戻る、がやりにくい
1つ前に戻るがやりにくいというのは、複数人で同時に編集できる&自動で上書き保存されることから発生する問題です。
複数人で同時に編集しているときに矢印で戻ろうとした場合、とにかくシートの編集をひとつ前に戻すことになります。結果、他の人の編集した物を戻してしまうケースがあります。しばらく編集してから「あ、間違えた!」となった場合も、ちょっとばかり厄介です。

これについては、そのシートの編集履歴を確認する方法があるので、大幅に戻りたい場合などは、戻りたいところのシートを復元することで可能です。

(具体的な操作方法については別の記事でご紹介していきます)
 
通信障害が発生した時のリスク

実際に私が会社で経験したのが、インターネット接続ができないという通信障害が発生した際に、誰も仕事ができない状態になってしまったということです。

2020年12月には、Googleで大規模な障害が発生し、約45分間Googleの様々なサービスが使えない状態になりました。こういった不足の事態は覚悟しておく必要があるでしょう。

 

Excelよりも参考書籍が少ない

独学で頑張るタイプの人は特に本屋さんで参考書籍などを買い、お守りのように携帯していることと思います。辞書を引く癖がついているのは素晴らしいことですね。

しかしGoogleスプレッドシートExcelと比較すると圧倒的に参考書籍が少なく、インターネット上の解説も少ないため、欲しい答えに辿り着くまでに時間がかかることがあります。

私が日頃お世話になっているサイトはこちらでご紹介しています。

【2021年秋最新版】Googleスプレッドシート初心者におすすめのサイト3選!スプレッドシート入門 - 効率化OL

 

 

Googleスプレッドシートでもっと楽に仕事をしよう

 Googleスプレッドシートとはどんなものなのか、Excelとの違いについて、ごくごく簡単に要点だけを説明させていただきました。

やっぱりExcelの方が便利という方ももちろんいらっしゃると思いますが、それぞれの良さを知った上で、状況に応じて便利な手段を選んで使い分けられるようになっていたいですね。

 

私自身、1年前に転職するまでExcelもロクに触ったことがなく、数字分析が大の苦手でした。しかし現在の職場でGoogleスプレッドシートを活用するようになってから、自分が欲しい数字を取り出すスピードが速くなったことで、仕事が圧倒的に楽しく、楽になりました。

 

このブログでは、実際に私が業務で使ったGoogleスプレッドシートの活用方法を紹介していきますので、特に営業職の方や販売職の方にもわかりやすく解説していきたいと思います。

よろしければぜひ参考にしてくださいね!